6 kroków, aby przygotować się do EUDR

EUDR weszło w życie w czerwcu 2023 r. i zacznie obowiązywać od 30 grudnia 2024 r. Obecnie podmioty, które są objęte nowymi regulacjami, przygotowują się do wdrożenia wymogów EUDR. Poniżej przedstawiamy 6 kroków, które firmy mogą podjąć już teraz.

Krok 1. Lista produktów

1. Na początku zalecamy dokładne sprawdzenie, których produktów (z puli wszystkich produktów Twojej firmy) dotyczy rozporządzenie EUDR. Lista produktów i towarów objętych EUDR znajduje się w Załączniku 1 do Rozporządzenia.
2. Jeśli po sprawdzeniu Załącznika 1 nadal nie będzie dla Twojej firmy jasne, czy dany produkt jest objęty zakresem EUDR, sugerujemy ocenę każdego produktu pod kątem następujących kryteriów:
   1. Czy produkt jest wykonany z jednego z towarów lub materiałów wymienionych w Załączniku 1 do Rozporządzenia EUDR?
   2. Czy produkt jest objęty jednym z kodów celnych HS wymienionych w Załączniku 1 do Rozporządzenia EUDR?

Jeśli odpowiedź na oba pytania jest twierdząca, produkt jest objęty EUDR. Jeśli odpowiedź na którekolwiek z pytań jest przecząca, produkt nie jest objęty EUDR.

3. Dodatkowo, dla posiadaczy certyfikatu FSC, zalecamy również dodanie w zestawieniu produktów organizacji informacji o tym, które produkty są certyfikowane FSC i dodanie zarówno kodu celnego HS, jak i kodu produktu FSC dla tych produktów. Pomoże to Twojej organizacji zidentyfikować produkty, które są potencjalnie ryzykowne, ponieważ są objęte zakresem EUDR, ale nie posiadają certyfikatu FSC.

Krok 2. Zapoznanie się z wymogami proponowanymi w nowym, dobrowolnym standardzie FSC - Moduł Regulacyjny FSC

(krok ten dotyczy organizacji posiadających certyfikat FSC)

Moduł Regulacyjny FSC (FSC Regulatory Module) to opracowywany aktualnie przez FSC International dobrowolny standard, który będzie można stosować jako dodatek do aktualnych wymagań certyfikacyjnych FSC w celu wsparcia wykazania zgodności z EUDR. Publikacja tego standardu planowana jest przez FSC na lipiec 2024 r., jednakże już teraz zachęcamy do zapoznania się z informacjami nt. Modułu Regulacyjnego FSC.

Moduł Regulacyjny FSC określać będzie ramy i wymagania dotyczące:

• wprowadzenia systemu należytej staranności w celu wsparcia zgodności z EUDR, w tym gromadzenia informacji, oceny ryzyka i ograniczania ryzyka,
• gromadzenia i przekazywania dokładnych informacji na temat pochodzenia produktów (geolokalizacja i czas produkcji),
• upewnienia się, że do łańcucha dostaw FSC trafiają wyłącznie materiały niepowodujące wylesiania.

O tym jakie wymagania tego dodatkowego standardu będą miały zastosowanie do Twojej organizacji (o ile Twoja firma zdecyduje się z niego skorzystać), można dowiedzieć się ze wskazanych wcześniej materiałów oraz za pomocą krótkiej ankiety na naszej stronie. Zachęcamy do zapoznania się z tymi wymogami już teraz, w celu lepszego przygotowania Twojej organizacji do wdrożenia niezbędnych zmian i dodatkowych działań.

Krok 3. Przegląd obecnego systemu należytej staranności w Twojej firmie pod kątem wymogów EUDR

EUDR będzie wymagać od operatorów i podmiotów handlowych, którzy są w łańcuchach dostaw obejmujących produkty pochodzenia leśnego, przeprowadzenia kompleksowej analizy w ramach systemu należytej staranności przed wprowadzeniem towarów na rynek UE lub eksportem z UE.

Obowiązki w zakresie należytej staranności będą się różnić w zależności od poziomu ryzyka wylesiania i degradacji dla danego kraju pochodzenia (ryzyko dla krajów zostanie określone przez Komisję Europejską). Jednakże jeśli obecnie posiadasz wdrożony system należytej staranności, rozważ jego ocenę pod kątem zgodności z wymogami EUDR.

Wymagania EUDR obejmują m.in.:

• gromadzenie i przekazywanie dokładnych informacji o produkcie i innych dokumentów, w tym opis, kraj produkcji, data lub zakres czasowy produkcji oraz dane geolokalizacyjne danych działek,
• dowody działań podjętych w ramach należytej staranności i plany ograniczania zidentyfikowanego ryzyka,
• raport na temat podjętych kroków w zakresie należytej staranności, w tym sposobu, w jaki możesz obecnie sporządzać oświadczenia o należytej staranności dla właściwych organów wyznaczonych w Twoim kraju odpowiedzialnych za wdrażanie i monitorowanie EUDR.

Firmy posiadające certyfikat FSC otrzymają szczegółowe wyjaśnienia dotyczące obowiązków w zakresie systemu należytej staranności w ramach Modułu Regulacyjnego FSC.

Krok 4. Wspólne przygotowania z podmiotami w łańcuchu dostaw

Aby spełnić wymogi sprawozdawcze EUDR, Twoja organizacja będzie potrzebowała szczegółowych informacji od partnerów handlowych w łańcuchu dostaw. Zalecamy rozpoczęcie tej komunikacji odpowiednio wcześnie, z zaznaczeniem rodzaju informacji, których Twoja organizacja będzie od nich wymagać w nadchodzących miesiącach, tak aby zidentyfikować wszelkie luki w przekazywanych danych lub informacjach.

Bardziej szczegółowe kroki:

• Dokonaj przeglądu obecnie dostępnych danych dotyczących transakcji obejmujących materiały pochodzące z lasów objęte EUDR.
• Zidentyfikuj potencjalne luki w informacjach, które będziesz musiał pozyskać od dostawców w oparciu o wymogi sprawozdawcze EUDR - takie jak pochodzenie surowców (w tym: współrzędne działki i czas pozyskania surowca).
• Wspieraj dostawców w pozyskiwaniu brakujących informacji.
• Określ wszelkie informacje, które będą wymagały dodatkowych wyjaśnień z dostawcami.
• Dokonaj oceny aktualnych ryzyk w łańcuchu dostaw. Łańcuchy dostaw lub rynki, które są obecnie obarczone wysokim ryzykiem, mogą nadal być tak klasyfikowane po wprowadzeniu nowej oceny ryzyka przez UE. Rozważ przygotowanie wraz z Twoimi dostawcami odpowiednich środków ograniczających ryzyko.
• Jeśli jesteś już posiadaczem certyfikatu FSC, zachęć podmioty w Twoim łańcuchu dostaw do rozważenia certyfikacji w systemie FSC i skorzystania z Modułu Regulacyjnego FSC. Dzięki temu wszyscy będziecie mogli skorzystać z możliwości umieszczania dodatkowego oświadczenia „REG” (obok oświadczeń FSC) na dokumentach sprzedaży i tym samym promowania swoich materiałów jako niepowodujących wylesiania, po pełnej weryfikacji łańcucha dostaw.

Krok 5. Plan bezpiecznej wymiany danych z Twoimi partnerami handlowymi

W spełnieniu wymogów EUDR pomoże zapewnienie identyfikowalności transakcji w łańcuchach dostaw – od źródła pozyskania surowca aż do punktu sprzedaży. Partnerzy handlowi powinni uzgodnić przekazywanie szczegółów dot. transakcji (takich jak liczba/ ilość, rodzaj produktu, lokalizacja działki pochodzenia surowca, czas pozyskania surowca, gatunek drzewa) aby zapewnić, że wszystkie materiały zostały pozyskane zgodnie z wymogami EUDR. Będą również musieli wykazać potwierdzenie zgodności z wymogami społecznymi.

Wspólnie z partnerami handlowymi oceń i wybierz platformy technologiczne i procesy, które będziecie wykorzystywać do wymiany i weryfikacji danych dotyczących transakcji.

FSC buduje dedykowaną platformę o nazwie FSC Blockchain dla posiadaczy certyfikatów FSC. Platforma ta ułatwi spełnienie wymogu identyfikowalności dla uczestniczących w niej posiadaczy certyfikatów. Będzie zbudowana w oparciu o technologię blockchain i umożliwi jej uczestnikom poufny dostęp do odpowiednich danych oraz ich wymianę w celu wsparcia weryfikacji, należytej staranności i wykazania zgodności ze zmieniającymi się przepisami.

FSC Blockchain umożliwi użytkownikom:

• Weryfikację statusu certyfikacji dostawców
• Generowanie oświadczeń dotyczących produktów będących przedmiotem obrotu między nimi a ich partnerami.
• Przekazywanie istotnych danych o surowcach składających się na produkty z certyfikatem FSC, takich jak lokalizacja działki pochodzenia, czas pozyskania, gatunki, grupy produktów i inne istotne informacje w łańcuchu dostaw, przy jednoczesnym zachowaniu poufności partnerów handlowych.

FSC nie pobiera dodatkowych opłat za korzystanie z FSC Blockchain. W przyszłości niektóre funkcje premium w FSC Blockchain mogą podlegać dodatkowej opłacie, aby pomóc pokryć nasze koszty utrzymania tej technologii.

Krok 6. Skontaktuj się z jednostką certyfikującą w sprawie planów Twojej firmy dotyczących zgodności z EUDR

Jeśli planujesz skorzystać z narzędzi takich jak Moduł Regulacyjny FSC oraz platforma FSC Blockchain, rekomendujemy kontakt z Twoją jednostką certyfikującą już teraz. W ten sposób jednostka certyfikująca będzie mogła zaplanować audyt w Twojej organizacji w odpowiednim czasie.